Koniec roku w małej firmie: 7 spraw do zamknięcia do połowy grudnia

Końcówka roku to czas, w którym zaległości z dokumentami zaczynają się mścić: brakuje faktury, nie wiadomo, kto jest winien pieniądze, a księgowa prosi o dane na wczoraj. Poniżej masz plan podzielony na siedem obszarów, który zrobisz w kilka wieczorów, jeśli zaczniesz teraz.

1. Przejrzyj dokumenty i braki w ewidencji

Zacznij od rzeczy najnudniejszej, ale najbardziej opłacalnej: sprawdź, czy wszystkie faktury kosztowe i sprzedażowe z całego roku są w księgach. Najłatwiej porównać wyciągi z konta firmowego z tym, co widzi księgowość.

• Zestaw przelewy z faktur, które zostały zaksięgowane. Płatności bez dokumentu oznacz osobno.
• Poproś dostawców o brakujące faktury i duplikaty, zanim zamkną im się biura na święta.
• Sprawdź paragony i rachunki płacone prywatną kartą, które dotyczą firmy.
• Uporządkuj umowy, zlecenia i protokoły odbioru, bo to one potwierdzają, że usługa się odbyła.

2. Zrób listę należności i zobowiązań

Zestawienie kto jest ci winien pieniądze i komu ty płacisz daje obraz płynności na początek roku. Rozpisz je w prostej tabeli z terminami.

Pozycja	Co sprawdzić	Co zrobić
Faktury przeterminowane	Ile dni po terminie, czy była przypomnienie	Wyślij wezwanie do zapłaty, zaproponuj termin spłaty
Faktury z terminem w styczniu	Czy klient potwierdził odbiór	Wyślij przypomnienie kilka dni przed terminem
Twoje zobowiązania	Terminy płatności do dostawców, ratyfy, leasing	Zaplanuj przelewy, żeby nie zderzyły się w jednym tygodniu

Przy długach, które ciągną się miesiącami, warto skonsultować z prawnikiem dalsze kroki, na przykład wezwanie przedsądowe. Przedawnienie roszczeń zależy od ich rodzaju, więc nie zakładaj, że masz czas bez końca.

3. Zaplanuj zakupy i koszty przed końcem roku

Pokusa jest znana: kupić coś w grudniu, żeby obniżyć podatek. Zanim to zrobisz, policz, czy wydatek jest ci potrzebny niezależnie od podatku. Koszt zmniejsza podstawę opodatkowania, ale pieniądze i tak wychodzą z firmy.

• Sprawdź, jak wydatek zostanie rozliczony: od razu w kosztach czy przez amortyzację. Zależy to między innymi od wartości i rodzaju składnika oraz od formy opodatkowania.
• Zapytaj księgowego, czy dany zakup w ogóle będzie kosztem w Twojej sytuacji.
• Porównaj zakup z leasingiem lub wynajmem pod kątem płynności, a nie tylko podatku.

Stawki, limity i zasady zmieniają się z roku na rok, dlatego aktualne informacje sprawdź na stronie podatki.gov.pl albo u swojego księgowego.

4. Policz stan magazynu i majątku

Jeśli sprzedajesz towary, końcówka roku to dobry moment na sprawdzenie, co faktycznie leży na półkach. Nawet gdy nie musisz robić formalnej inwentaryzacji, różnice warto znać.

1. Wydrukuj lub wyeksportuj stany z systemu magazynowego.
2. Policz fizycznie towar, zaczynając od pozycji o najwyższej wartości.
3. Zapisz różnice i ich przyczyny: uszkodzenia, błędy wydań, zwroty niewprowadzone do systemu.
4. Zdecyduj, co zrobić z zalegającym towarem: przecena, pakiet, zwrot do dostawcy.

Zasady inwentaryzacji i ewentualne odpisy zależą od formy prowadzenia ksiąg, więc ustal je z księgową przed liczeniem.

5. Uporządkuj sprawy pracownicze i urlopy

Jeśli zatrudniasz ludzi, przejrzyj niewykorzystane urlopy i ustal harmonogram na grudzień. Urlop zaległy zwykle trzeba udzielić do końca września następnego roku, ale lepiej nie kumulować go bez potrzeby.

• Zestaw stan urlopów dla każdej osoby i zaplanuj dni wolne między świętami.
• Sprawdź terminy badań lekarskich i szkoleń BHP, które wygasają na przełomie roku.
• Przejrzyj umowy na czas określony, które kończą się w grudniu lub styczniu, i zdecyduj o przedłużeniu odpowiednio wcześnie.

W sprawach kadrowych i składkowych aktualne zasady znajdziesz na zus.pl, a przy niejasnościach zapytaj osobę prowadzącą kadry.

6. Sprawdź swoje składki, formę opodatkowania i plan na nowy rok

Zanim wejdzie nowy rok, upewnij się, że wiesz, jak chcesz rozliczać się dalej. Czasem zmiana formy opodatkowania lub sposobu rozliczania jest możliwa tylko w określonych terminach, często na początku roku, więc nie zostawiaj tego na ostatni dzień.

• Porównaj z księgową, ile firma zapłaciła w tym roku podatków i składek i jak to wygląda na tle zysku.
• Zapytaj, czy przy obecnych przychodach nie zmieniły się warunki, które wpływają na wybór formy opodatkowania.
• Sprawdź, czy zbliżasz się do limitów, które uruchamiają dodatkowe obowiązki, na przykład VAT, księgi rachunkowe czy raportowanie.

To są decyzje podatkowe, więc w Twoim konkretnym przypadku warto je omówić z księgowym lub doradcą podatkowym.

7. Przygotuj budżet i cele na styczeń

Na koniec spójrz do przodu. Prosty budżet na pierwszy kwartał pomoże uniknąć pierwszej styczniowej niespodzianki, gdy przychodzą roczne opłaty, a sprzedaż jest jeszcze słaba.

1. Wypisz stałe koszty miesięczne: czynsz, oprogramowanie, wynagrodzenia, składki, raty.
2. Dodaj opłaty roczne i kwartalne: ubezpieczenia, domeny, licencje, przeglądy.
3. Oszacuj przychody ostrożnie, na podstawie ostatnich miesięcy, a nie najlepszego okresu.
4. Ustal poduszkę na koszty z kilku tygodni, jeśli sprzedaż spadnie.
5. Wybierz trzy cele na kwartał i przypisz do nich osobę oraz termin.

Plan na najbliższe tygodnie

Termin	Zadanie
Do połowy listopada	Przegląd dokumentów i braków, lista należności
Do końca listopada	Rozmowa z księgową o kosztach, zakupach i formie opodatkowania
Początek grudnia	Inwentaryzacja, decyzje o towarze i urlopach
Połowa grudnia	Budżet na styczeń, przypomnienia o płatnościach

Najczęstsze pytania

Czy muszę robić inwentaryzację w małej firmie?

To zależy od formy prowadzenia ewidencji i rodzaju działalności. Nawet jeśli nie ma formalnego obowiązku, policzenie towaru pomaga wykryć braki i zalegające zapasy. Zakres ustal z księgowym.

Czy zakup w grudniu zawsze obniży podatek?

Nie zawsze. Wiele zależy od tego, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, jak go się rozlicza i jaką masz formę opodatkowania. Zakup powinien mieć sens biznesowy, a podatek jest tylko dodatkiem.

Kiedy najlepiej rozmawiać z księgową o zmianach na nowy rok?

Najlepiej w listopadzie lub na początku grudnia. Masz wtedy czas na decyzje i przygotowanie dokumentów, a księgowa nie jest jeszcze zawalona pracą związaną z zamknięciem roku.